Tietosuojaseloste Valmet Automotiven VApp-henkilöstöviestintäsovellukseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä

Tietosuojaseloste

Valmet Automotive Oyj (”Valmet Automotive”) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelee henkilötietojasi hyvän tietojenkäsittelytavan ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja toteutamme säännöllisesti riskienhallintatoimenpiteitä tietoturvan varmistamiseksi.

Kuka on rekisterinpitäjä ja miten meihin saa yhteyden?

Rekisterinpitäjä on Valmet Automotive Oyj.

Valmet Automotive käyttää SuperApp Oy:n tarjoamaa VApp-mobiiliviestintäsovellusta henkilöstöviestintään. SuperApp Oy käsittelee henkilötietoja Valmet Automotiven puolesta palveluntarjoajana voimassa olevan tietojenkäsittelysopimuksen perusteella.

Lisätietoja VAppista ja henkilötietojen käsittelystä saat Valmet Automotiven HR-osastolta tai osoitteesta privacy@valmet-automotive.com.

Valmet Automotiven pääkonttorin yhteystiedot ovat:

PO Box 4
Autotehtaankatu 14
FI-23501 Uusikaupunki, Suomi
Puh. +358 20 484 8111 (vaihde)

Tietoturva ja käsittelyperiaatteet

• Keräämme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman asianmukaista tietojenkäsittelysopimusta.
• Kerromme, miten henkilötietojasi käsitellään. VAppin osalta henkilötiedot ovat peräisin Valmet Automotiven sisäisistä henkilöstötietolähteistä.
• Ennen henkilötietojen käsittelyä arvioimme, onko käsittely tarpeellista ennalta määritellyn tarkoituksen saavuttamiseksi ja missä laajuudessa.
• Henkilötiedoilla on elinkaari, ja käsittelytoimet määritellään elinkaaren eri vaiheissa. Kun henkilötietojen elinkaari päättyy, ne poistetaan asianmukaisesti.
• Pyrimme varmistamaan, että henkilötiedot ovat oikeita, täydellisiä ja ajan tasalla.
• Kaikki henkilötiedot luokitellaan Valmet Automotivella ja suojataan asianmukaisin turvatoimin.
• Emme tee henkilötietojesi perusteella automaattisia päätöksiä.

Mitä henkilötietoja kerätään ja miksi?

Keräämme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Emme kerää ylimääräisiä henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeen näiden tarkoitusten saavuttamiseksi. Jos ennalta määritellyt tarkoitukset lakkaavat olemasta, poistamme kyseiset henkilötiedot.

VAppin osalta henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitukset ovat:

• VApp-käyttäjätilien ylläpitäminen ja työntekijöiden pääsyn mahdollistaminen VApp-mobiiliviestintäsovellukseen.
• Yhtiön uutisten, tiedotteiden ja muun liiketoimintaan liittyvän tiedon jakaminen työntekijöille.
• Kohdennetun sisäisen viestinnän mahdollistaminen organisaation perusteella.

Käsittely perustuu seuraavaan oikeusperusteeseen:

• Käsittely perustuu Valmet Automotiven oikeutettuun etuun varmistaa tehokas, ajantasainen ja kohdennettu sisäinen henkilöstöviestintä, ylläpitää ajantasaisia VApp-käyttäjätilejä sekä jakaa työntekijöille liiketoimintaan liittyvää tietoa tarkoituksenmukaisen viestintäkanavan kautta.

Henkilötiedot koskevat seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:

• Valmet Automotiven työntekijät

Henkilötiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• Henkilötiedot ovat peräisin Valmet Automotiven sisäisistä henkilöstötietolähteistä.
• Tiedot siirretään VAppiin viikoittain käyttäjätilien ylläpitämistä ja kohdennettua sisäistä viestintää varten.

Kerättävät henkilötiedot ovat:

• Työntekijänumero
• Etunimi ja sukunimi
• Organisaatio

Kuinka kauan tietojasi säilytetään?

VAppissa käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika on sidottu työntekijän työsuhteen kestoon Valmet Automotivella.

Käyttäjätiedot pidetään ajan tasalla säännöllisillä viikoittaisilla päivityksillä. Tiedot poistetaan tai muutoin hävitetään, kun työsuhde päättyy tai kun VApp-käyttöoikeutta ei enää tarvita, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen soveltuvan lain, oikeudellisten vaatimusten laatimisen, esittämisen tai puolustamisen taikka tietoturvaan liittyvien lokitietojen säilyttämisen vuoksi.

Henkilötietojen hävittäminen toteutetaan soveltuvan lainsäädännön ja kulloinkin voimassa olevien Valmet Automotiven käytäntöjen mukaisesti.

Kuka käsittelee tietojasi ja siirretäänkö niitä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietojen käsittelijät käsittelevät henkilötietoja puolestamme, ohjeidemme mukaisesti ja vain voimassa olevan tietojenkäsittelysopimuksen perusteella. Käsittelijöillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Edellytämme käsittelijöiltä vastaavaa tietoturvatasoa kuin omassa henkilötietojen käsittelyssämme.

Käytämme SuperApp Oy:tä VAppin henkilötietojen käsittelijänä. SuperApp Oy käsittelee henkilötietoja ainoastaan Valmet Automotiven puolesta ja Valmet Automotiven dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.

VAppissa käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten tietosi suojataan?

Pääsy VAppissa käsiteltäviin henkilötietoihin on rajattu valtuutetuille henkilöille roolipohjaisten käyttöoikeuksien perusteella. Henkilötietoja suojataan turvallisilla tiedonsiirtomenetelmillä, tietojen minimoinnilla, salassapitovelvoitteilla, tietoturvaloukkausten hallintamenettelyillä, sopimusperusteisilla tietosuojatoimilla sekä asianmukaisilla valvontatoimilla. Käsiteltävät tiedot on rajattu vähimmäistietoihin, jotka ovat tarpeen käyttäjätilien ylläpitämiseksi ja kohdennetun sisäisen viestinnän toteuttamiseksi.

Teknisiin ja organisatorisiin suojatoimiin kuuluvat toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys, saatavuus, läpinäkyvyys sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen. Viikoittaiset päivitykset tukevat käyttäjätilitietojen oikeellisuutta, ja käsittelyyn sovelletaan käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatetta sekä SuperApp Oy:n kanssa sovittuja sopimusperusteisia suojatoimia.

Miten voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi?

Sinulla on oikeus pyytää rekisteröidyn oikeuksiesi toteuttamista milloin tahansa. Rekisteröidyn oikeuksiisi kuuluvat seuraavat oikeudet tietosuojalainsäädännössä asetettujen edellytysten ja rajoitusten mukaisesti:

• oikeus saada pääsy henkilötietoihin;
• oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;
• oikeus vaatia henkilötietojen poistamista soveltuvin osin;
• oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista soveltuvin osin; sekä
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä soveltuvin osin.

Pyynnöt voi tehdä Valmet Automotiven HR-osastolle tai osoitteeseen privacy@valmet-automotive.com.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt käsitellään soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutettu. Valituksen voi tehdä myös sen EU-jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.